Implementación Sistema ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o en español un sistema Planificador de Recursos Empresariales, es una herramienta de trabajo capaz de Organizar toda la información de una empresa y no solo estamos hablando de números sino de todo dato que sirva para complementar un análisis de operaciones de cualquier área de la empresa, seguimiento de prospectos, atención a clientes, citas, calendarios, etc.

Debido a que un ERP abarca todas las áreas de una empresa, el sistema debe ser operado con altos estándar de calidad lo que hace que estos sistemas tengan su propia filosofía de trabajo que debe de ser implementada a la par del programa, muchas empresas creen que solo con comprar el programa y conocer su funcionamiento serán capaz de llevar todo a un buen término, son riesgos demasiado altos en el que comprometen el funcionamiento actual de la empresa llevándola a un caos en la mayoría de las ocasiones.

Es por esto que es vital para toda implementación asegurar la experiencia y profesionalismo de quien lidere este proyecto, no se puede afrontar un proyecto de esta magnitud con el mismo personal y en las mismas funciones.

Pasos en la Implementación de los Sistemas ERP

Organización del Proyecto

Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que los costos que estos representan son muy altos. Es decir cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema se puede decir que se debe de dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.

Definir medidas de Desempeño

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema ERP.

Crear un Plan Inicial Detallado

Como todo proyecto. La implementación de un sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se construya una bitácora que guie cada uno de los pasos a seguir.

Capacitar al equipo para Proyecto

Como los sistemas ERP son nuevos se debe hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados claves de cada área del proyecto. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el que hacer diario del talento humano.

Integridad de la Base de Datos

Constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de organización.

Instalar el Nuevo Hardware

El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un sistema.

Instalar Nuevo Software

Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la médula espinal del sistema.

Capacitar masa crítica

Se refiere al personal de la empresa, se define como crítica y que refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.

Entrenamiento sala piloto

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.

Integración de Datos

Consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales que hasta el momento han sido organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecución

Poner en marcha el sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.

Mejoramiento continuo

Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de este e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.